【matoca】クリニックでの使われ方-LINEと電話の併用

matocaの使われ方をご紹介いたします。

ケースその①

【クリニックの情報】
診療科：消化器科・内科
予約制：予約制ではない（曜日によっては予約制）
患者さんは高齢者の方が比較的多く、近隣の方からのかかりつけ医として親しまれている。インターネットの口コミから、若い方の初診の患者さんも増えてきた。

新型コロナが流行し、待合室が密になる状況を改善したい。

matocaを用いて、状況の改善を試みます。

オペ―レーションをほとんど変えずに待合の場所を変化させます。
患者さん呼び出しをLINEで行います。基本的には自動呼び出しです。

受付

受付のフローは以前とほとんど変わりません。
変わったのは、「ipad」で受付するところ。

患者さんから保険証をお預かりして、問診票をお渡しします。

そのタイミングでipadを操作しQRコードを発券します。患者さんに渡す分とクリニック側の管理のための半券を出します。

同時に
①待合室以外で待合。LINEで呼び出し。
②待合室以外で待合。電話で呼び出し。
③待合室で待つ。
のどれかを患者さんと確認します。

問診票を書いていただいたら、受付に戻していただいてあとは自由に待ってもらいます。

①LINEの場合、順番の3人前になったら自動で通知が入ります。人数は設定で変更できます。
②電話の方は「自動で電話をする」仕組みを入れました。
待合室に帰ってきていただきましたら、あとは中待合室に誘導します。
③待合室で待っている方にも、声で呼びかけし中待合室に誘導します。

患者さんが中待合室に入ったら「完了」ボタンを操作します。
LINEにもし呼び出しに気づかなかった場合は、再呼び出しができます。

キャンセルの場合も患者さん側でキャンセル処理ができます。

待合室で待つ方にとっては、あとから入ってきたかたが、先に受診したように見えてしまいクレームになりかねません。そこでパソコンとモニターをつないで順番待ちの状況が見えるようにしました。

これにより、待合室がすっきりして混雑のために受診をあきらめる患者さんは減りました。

ちなみにLINEで待つ方は、順番待ちをスマホで確認できます。

LINEなら受付に来なくても外（家など）で順番待ちをすることもできます。
検索もできますが、診察券にQRコードを載せて、事前に順番待ちができるようにしました。

これで、待合室が密になる状況を緩和することができました。